Accord de sous-traitance des données (DPA)

1. Les parties et leurs rôles

Dans le cadre de l'utilisation de Baobab Loyalty, deux rôles distincts s'appliquent aux données personnelles des clients de l'hôtel (nom, numéro de téléphone/WhatsApp, email, historique de séjour) :

• L'hôtel (le client de Baobab Loyalty) est responsable du traitement : c'est lui qui collecte les données de ses clients (à la réservation, à l'accueil, etc.) et qui décide de la finalité (fidélisation, relance, campagnes).
• First Digital Prod SARL (société éditrice et exploitante de Baobab Loyalty) agit en tant que sous-traitant : elle traite ces données uniquement pour le compte de l'hôtel, sur ses instructions, afin de fournir le service (segmentation, génération de messages, envoi de campagnes WhatsApp, suivi des réservations).

2. Description du traitement

3. Obligations de Baobab Loyalty (sous-traitant)

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l'hôtel, et pour les finalités prévues par le contrat
• Garantir la confidentialité des données (accès restreint aux personnes habilitées)
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 5
• Ne recourir à un sous-traitant ultérieur qu'avec l'autorisation générale de l'hôtel (liste à l'article 4), et lui imposer des obligations équivalentes
• Assister l'hôtel dans la réponse aux demandes d'exercice des droits de ses clients (accès, rectification, effacement, opposition)
• Notifier l'hôtel dans les meilleurs délais en cas de violation de données concernant ses clients
• Supprimer ou restituer l'ensemble des données à la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation (ex : facturation)
• Mettre à disposition de l'hôtel les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations

4. Sous-traitants ultérieurs autorisés

L'hôtel autorise expressément Baobab Loyalty à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, nécessaires au fonctionnement du service :

Baobab Loyalty informera l'hôtel de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant ultérieur, lui donnant ainsi la possibilité de s'y opposer.

PostHog (mesure d'audience du site public de Baobab Loyalty) n'apparaît pas dans ce tableau : il ne reçoit et ne traite jamais les données des clients de l'hôtel, qui restent exclusivement dans l'espace hôtelier (tableau de bord), zone dans laquelle cet outil ne fonctionne à aucun moment.

5. Sécurité

Baobab Loyalty met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des données en transit et au repos, cloisonnement des données par hôtel (row-level security), authentification sécurisée, journalisation des accès, gestion restreinte des secrets d'accès et sauvegardes régulières.

6. Obligations de l'hôtel (responsable de traitement)

• S'assurer que les données de ses clients importées dans Baobab Loyalty ont été collectées licitement
• Informer ses clients de l'utilisation de leurs coordonnées pour des campagnes de fidélisation (WhatsApp/email)
• Traiter les demandes d'opposition ou de désinscription reçues directement de ses clients, avec l'assistance de Baobab Loyalty le cas échéant
• Ne pas importer de catégories de données non nécessaires à la finalité du service

7. Sort des données en fin de contrat

À la résiliation de l'abonnement, l'hôtel peut demander l'export de sa base clients. À défaut de demande dans un délai de 30 jours, les données sont supprimées, sauf celles devant être conservées au titre d'une obligation légale (données de facturation).

8. Droit applicable

Le présent accord est régi par le droit ivoirien et le droit OHADA, dans les mêmes conditions que les CGU.

9. Contact

Pour toute question relative au présent accord de sous-traitance : legal@baobabloyalty.com